Mít produktivní den a tajemství na konec

Jan Nekl Jan Nekl

Sdílet

  • Tweet
  • Sdílet na Facebooku

Poslední dobou je hlavním tématem mých setkání s klienty jejich pocit, že jsou v práci od nevidím do nevidím, ale nic nestihli a neudělali. Jsou uhonění, ztrhaní a frustrovaní, a výsledky skoro žádné. Teď se oprostíme od hodnocení, zda výsledky jsou nebo nejsou a zda nejde čistě jen o to, že jejich očekávání se nesetkává se skutečností. V tomto článku půjde spíše o lepší využití času. Čas je totiž jediný neobnovitelný a nenahraditelný zdroj. Čas, který jsme utratili, už zpátky nedostaneme.

Zde je pár triků, jak strávit opravdu produktivní den

1. Udělejte si seznam úkolů – velké i ty malé

Zdá se to být snadné a jasné, ale v praxi už to tak není. Když už si někdo své úkoly zaznamenává, tak naprosto nepravidelně a většinou jen ty, které se mu v daný moment zdají býti důležité. Pak má najednou seznam velmi důležitých úkolů, který ale vlastně nic neříká. Nejsou v něm rozlišeny úkoly, které se staly prioritními, a naopak které ztratily svou urgentnost. A i kdyby seznam byl víceméně v pořádku, tak tu máme hromadu stejně podstatných úkolů a na jejich vyřešení jen omezený čas. Použití deníku usnadňuje organizaci. Můžete se ohlédnout a vidět, kde jste byli, kterých milníků jste dosáhli, a co je ještě před vámi. A nezapomeňte, že zatímco velké milníky jsou důležité, krátkodobé cíle jsou také významné. Drobné úkoly nám dříve dávají dobrý pocit ze splnění mise, poskytují cenné zkušenosti a můžeme se na nich učit a růst. Jsou ideální praxí a pomáhají k naplnění těch větších. Pamatujte si, že váš seznam úkolů musí být živý, a tím jak vaše firma roste a mění se vaše cíle, je často nutné vše přehodnotit, upravit a přepsat.

2. Využívejte technologie na maximum

V dnešní době existuje spousta nástrojů, které vám pomohou k vyšší produktivitě. Mnoho času ušetříte, když se naučíte využívat sdílených úložišť, kde je možné společně editovat sdílené soubory. Soubory jsou díky tomu organizovaně k dispozici kdykoliv, kdekoliv a pro každého povolaného. Např. Google drive, Onedrive, Dropbox,… Existuje mnoho placených i freeware software pro projektové řízení. Jejich vhodnost záleží hodně na oboru a také na funkcionalitě, kterou očekáváte a využíváte. Svůj čas ušetříte i využíváním komunikačních nástrojů, protože spoustu schůzek není nutno absolvovat osobně a ztrácet čas cestováním. Naučte se využívat např. Skype, Yammer, FaceTime, Viber, … Vidíte možností je spousta.

3. Delegujte úkoly

Je na čase se oprostit od pocitu, že je nutné mít vše pod kontrolou a co si sám neudělám, tak za nic nestojí. Není v lidských silách vše stíhat a plnit v 100% kvalitě, a navíc k operativě si dát návdavek a věnovat čas strategii. Věnujte čas budování a výchově týmu, kterému můžete věřit, a kterému můžete svěřit vybrané úkoly. Delegujte odpovědnost, nastavte si kontrolní mechanismy a uvidíte rapidní nárůst vyřešených věcí. Jako bonus získáte více motivované a zapálené pracovníky. Inspirujte je k proaktivitě a vy už se jen zabývejte, jak uřídit váš raketový růst. Velký POZOR si dejte na micromanagement.

4. Naučte se odpočívat

Taky máte jasno v tom, že pokud se věci mají hýbat, není čas na odpočinek? Ve skutečnosti tento postoj se může stát velmi kontraproduktivním. Výzkumy ukazují, že udělat si krátké přestávky v pravidelných intervalech v průběhu dne, vede nejen ke zdravějšímu životu, ale také vám to pomůže v soustředění na svou aktuální práci. Udělejte si čas na krátkou procházku např. se psem, nebo proveďte cvičení jógy nebo si zkuste jít v poledne zaběhat. Ať už to je cokoliv, co je vám příjemné a co vám pomůže dobít baterky, a zařaďte si to do svého denního rozvrhu

5. Oceňte svůj úspěch

Je lidskou potřebou být pochválen a odměněn za svou práci. Naopak není nic jednoduššího, jak ztratit chuť do práce, než když je vaše práce bez povšimnutí. To se týká i vás vůdců týmu. Vždy, když své cíle splníte rychleji, než jste plánovali a úkol jste vyřešili v nejvyšší kvalitě, nastává čas na oslavu. Nemusí to být hody a balonky, ale lze najít zvláštní způsob, jak se pochválit a odměnit za splnění úkolu. A to platí nejen k vám samotným, ale i na vaše zaměstnance. Tím je udržíte ve hře a budou se těšit další výzvu.

6. Naplánujte si svůj den večer předem

Seznam úkolů k vyřešení už máte, ale začít den rozhodováním, co se tedy dnes bude dělat, už je pozdě. K vyšší produktivitě jednoznačně vede cesta skrz chvíli na konci každého dne, kdy si sednete a uděláte si čas na zamyšlení. Zhodnotíte úspěšnost daného dne. Povedlo se splnit, co bylo naplánováno? Jak si na tom stojíme s porovnáním týdenního plánu? Co se změnilo, a jaké priority jsou před námi? Co je potřeba změnit? Ohlédnutí na konci dne vám pomůže určit, co je třeba provést zítra. Když uděláte tyto plány v předstihu, můžete do toho hned příští den šlápnout, místo přešlapování na místě a utrácení vašeho ranního času tím, že se teprve budete snažit přijít na to, co je třeba udělat.

A to slíbené tajemství na konec:

Posloupnost: ZNÁT – UMĚT – POUŽÍVAT

Říkali jste si při čtení výše uvedeného, jo to je jasné, to přece každý ví? To je úplně samozřejmé. To jsou základy.

Očekávám spoustu odpovědí ANO. A to mi říká, že to znáte, že o tom něco víte = ZNÁT. Jenže já zas vím, že v tomto bodě to u spousty končí. Pak totiž následují další kroky. Abych to mohl aplikovat, musím si vědět rady jak to provést = UMĚT. Tady se už skupinka výrazně zmenšuje. No, a pak tu máme to poslední nejdůležitější, nestačí to znát a umět, ale hlavně je nutné to skutečně provádět = POUŽÍVAT. A právě to je ten bod, který rozhoduje o tom, zda to funguje či ne.

Jak jste na tom Vy? Už to používáte?